เพิ่งรับงานพัสดุ เริ่มตรงนี้

1. รู้จักกติกาก่อนเริ่มงาน

• พ.ร.บ. วางหลักการ ขอบเขต วิธีจัดซื้อจัดจ้าง และหน้าที่สำคัญ เช่น ความคุ้มค่า โปร่งใส มีประสิทธิภาพ และตรวจสอบได้
• กฎกระทรวงและระเบียบ ขยายรายละเอียดตามอำนาจที่กฎหมายกำหนด เช่น เงื่อนไขวงเงิน ขั้นตอน รายงาน และคณะกรรมการ
• หนังสือเวียน อธิบายแนวทางหรือแจ้งหลักเกณฑ์เฉพาะ ต้องอ่านผู้ออก วันที่ ขอบเขต และเอกสารที่อ้าง ไม่ถือว่าหนังสือทุกฉบับยกเว้นระเบียบได้
• คำสั่งหน่วยงานและมอบอำนาจ ช่วยระบุว่าใครทำหรืออนุมัติเรื่องใด ต้องตรวจขอบเขตและวันที่มีผลของคำสั่งจริง

ก่อนใช้อ้างอิง: เปิดต้นฉบับให้ตรงชื่อและเลขหนังสือ อ่านเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง รวมฉบับแก้ไข/ยกเลิก การไม่พบป้ายยกเลิกในคลังยังไม่ยืนยันว่าใช้ได้ทุกกรณี

2. รู้หน้าที่ของตนและคนที่ต้องส่งงานต่อ

• เจ้าหน้าที่ เตรียมและดำเนินงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
• หัวหน้าเจ้าหน้าที่ ตรวจและดำเนินการในส่วนที่ระเบียบหรือคำสั่งกำหนด ไม่ใช่ผู้อนุมัติทุกเรื่องโดยอัตโนมัติ
• หัวหน้าหน่วยงาน/ผู้รับมอบอำนาจ พิจารณาหรืออนุมัติตามอำนาจของเรื่องนั้น
• ผู้จัดทำรายละเอียด คณะกรรมการพิจารณาผล คณะกรรมการตรวจรับ และผู้ควบคุมงาน เป็นคนละหน้าที่ ต้องดูคำสั่งแต่งตั้งและข้อห้ามการทำหน้าที่ซ้อนกัน

สิ่งที่ควรมี: คำสั่งแต่งตั้ง/มอบหมาย คำสั่งมอบอำนาจ และรายชื่อผู้ประสานงานการเงิน งบประมาณ ผู้ใช้งาน และพัสดุ ถ้ายังไม่รู้ว่าใครลงนาม อย่าเลือกจากชื่อตำแหน่งอย่างเดียว

3. เริ่มจากความจำเป็นและงบประมาณ

เตรียม: ผู้ขอใช้ต้องการอะไร ใช้เพื่ออะไร จำนวนเท่าใด เมื่อไร มีของเดิมใช้ได้หรือไม่ พร้อมสังกัด ชื่อแหล่งเงิน วัตถุประสงค์ และวงเงินที่ได้รับจัดสรร

ทำ: ประสานงานงบประมาณ/การเงินตรวจว่าเงินนั้นใช้กับรายการและวัตถุประสงค์นี้ได้หรือไม่ ตรวจเงื่อนไขเงินอุดหนุน เงินรายได้ เงินบริจาค หรือเงินอื่นแยกจากกฎกลาง แล้วตรวจเรื่องแผนจัดซื้อจัดจ้างและข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้อง

งานที่ต้องได้: ความต้องการชัดเจน หลักฐานงบและแหล่งเงิน ขอบเขตอำนาจ และแผนที่ต้องใช้หรือเหตุยกเว้นตามกรณี

4. เตรียมรายการ เลือกวิธี และขอความเห็นชอบ

เตรียม: รายละเอียดคุณลักษณะ/ขอบเขตงานหรือแบบรูปรายการ จำนวน วงเงินรวม ราคากลาง ระยะเวลา และเงื่อนไขเฉพาะ

ทำ: แยกงานซื้อ จ้างบริการ ก่อสร้าง ที่ปรึกษา และออกแบบ/ควบคุมงานก่อนเลือกวิธี ระบุข้อเท็จจริงของข้อยกเว้นถ้าจะใช้ แล้วจัดทำรายงานขอซื้อหรือขอจ้างตามขั้นตอนของงานนั้น

งานที่ต้องได้: รายละเอียดและเกณฑ์พิจารณาที่ใช้ได้ เหตุผลของวิธีจัดหา รายงานที่ได้รับความเห็นชอบ และคำสั่งที่เกี่ยวข้อง อย่าสั่งของก่อนตรวจขั้นตอนที่ต้องทำ

5. ดำเนินการจัดหา พิจารณาผล และทำสัญญา

ทำ: ใช้ขั้นตอนของวิธีที่เลือก ตั้งแต่เชิญชวนหรือเจรจา พิจารณาคุณสมบัติและข้อเสนอ รายงานผล อนุมัติ ประกาศผล และตรวจเงื่อนไขอุทธรณ์ก่อนลงนาม

งานที่ต้องได้: หลักฐานการดำเนินการ ผลพิจารณาและผู้อนุมัติถูกคน สัญญาหรือข้อตกลงที่เหมาะกับกรณี พร้อมกำหนดส่งมอบ การจ่ายเงิน ค่าปรับ หลักประกัน และผู้ติดตามงาน

หยุดตรวจเพิ่มเมื่อ: มีผู้เสนอรายเดียว ราคาเกินงบ เอกสารไม่ครบ ผู้ชนะไม่มาทำสัญญา หรือมีอุทธรณ์ อย่าสรุปจากวงเงินหรือจำนวนผู้ผ่านเพียงอย่างเดียว

6. ติดตามสัญญาและตรวจรับก่อนเบิกจ่าย

เตรียม: สัญญา รายละเอียดแนบท้าย กำหนดส่งมอบ คำสั่งตรวจรับ และหลักฐานส่งมอบจริง

ทำ: ตรวจจำนวน คุณภาพ และเงื่อนไขตามสัญญา บันทึกผลและข้อบกพร่อง ส่งเอกสารที่ครบให้การเงินดำเนินการจ่าย ไม่ลงชื่อว่ารับครบหากยังไม่ได้ตรวจ

เมื่อมีปัญหา: ส่งช้า ส่งไม่ครบ งานผิดแบบ ขอเปลี่ยนรายการ หรือขอขยายเวลา ต้องเก็บข้อเท็จจริงและตรวจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องก่อนยอมรับหรือแก้ไข ไม่เปลี่ยนสัญญาด้วยคำตกลงปากเปล่า

7. รับเข้าบัญชี ควบคุมการใช้ และดูแลพัสดุ

การได้มามีหลายทาง: ซื้อ จ้าง รับโอน รับบริจาค หรือยืม ไม่ใช่ทุกกรณีเริ่มจากซื้อ ให้ตรวจเงื่อนไขการรับและเอกสารของทางนั้นก่อน

ทำ: เมื่อรับพัสดุแล้ว ลงบัญชีหรือทะเบียนให้เหมาะกับประเภท เก็บหลักฐานการรับ จัดเก็บให้ปลอดภัย บันทึกการเบิกจ่ายและผู้ใช้งาน ติดตามการยืมคืน ดูแลบำรุงรักษาและประกันชำรุด

งานที่ต้องได้: รู้ว่าพัสดุคืออะไร อยู่ที่ไหน ใครใช้ สภาพเป็นอย่างไร และตรวจกลับไปยังหลักฐานการรับ/จ่ายได้

8. ตรวจสอบพัสดุประจำปีและหาสาเหตุความคลาดเคลื่อน

เตรียม: บัญชี/ทะเบียน หลักฐานรับจ่าย รายการคงเหลือ สถานที่เก็บ และคำสั่งผู้ตรวจตามหลักเกณฑ์

ทำ: ตรวจของจริงเทียบทะเบียนและหลักฐาน รายงานผล ชี้รายการชำรุด เสื่อมสภาพ สูญหาย หรือไม่จำเป็นต้องใช้ แล้วดำเนินการสอบหาข้อเท็จจริงหรือขั้นตอนที่เกี่ยวข้องตามกรณี

อย่าข้าม: พบของไม่ตรงทะเบียนไม่ใช่เหตุให้ตัดทะเบียนทันที ต้องแยกความคลาดเคลื่อน การสูญหาย ความรับผิด และการจำหน่ายให้ถูกขั้นตอน

9. จำหน่ายพัสดุและปิดทะเบียนให้ครบ

เตรียม: รายงานสภาพและเหตุจำหน่าย ผลตรวจ/สอบข้อเท็จจริงที่ต้องมี รายการพัสดุ ราคาที่ซื้อหรือได้มา และอำนาจอนุมัติ

ทำ: ขออนุมัติและเลือกวิธีจำหน่ายให้ตรงเงื่อนไข เช่น ขาย แลกเปลี่ยน โอน แปรสภาพหรือทำลาย ดำเนินการตามคำสั่ง เก็บหลักฐานและจัดการเงินที่ได้ตามระเบียบ จากนั้นลงจ่ายออกจากบัญชี/ทะเบียนและแจ้งหน่วยงานที่ต้องแจ้งตามกรณี

แยกให้ออก: จำหน่ายทั่วไปกับจำหน่ายเป็นสูญมีเงื่อนไขต่างกัน ของชำรุดยังต้องผ่านกระบวนการก่อนนำออกไปทิ้งหรือให้ผู้อื่น

10. ฝึกกับงานหนึ่งเรื่อง แล้วตรวจว่าพร้อมส่งต่อหรือยัง

1. บอกได้หรือไม่ว่างานนี้ใช้เงินอะไร และมีหลักฐานให้ใช้เงินได้?
2. แยกผู้จัดทำ ผู้พิจารณา ผู้อนุมัติ และผู้ตรวจรับได้หรือไม่?
3. เอกสารที่ต้องส่งต่อในขั้นปัจจุบันครบหรือยัง และอ้างตัวบทใด?
4. มีข้อมูลขัดกัน ข้อยกเว้น หรือเหตุผิดปกติที่ยังต้องถามหรือไม่?
5. เมื่อได้พัสดุแล้ว ใครรับเข้าทะเบียน ใครใช้ และใครดูแล?

หากตอบข้อใดไม่ได้ ให้เตรียมข้อมูลเพิ่มหรือถามผู้รับผิดชอบก่อนดำเนินการ ใช้เมนู “ขั้นตอนงาน” แบบอ่านทั่วไปเพื่อเรียน และแบบ “ใช้กับงานนี้” เพื่อตรวจข้อมูลของงานจริง

เรียนต่อ: ตัวอย่างงานก่อสร้าง

สองบทความนี้เจาะงานก่อสร้างด้วย e-bidding ไม่ใช่ขั้นตอนของงานพัสดุทุกประเภท